Employee Gathering dan Meeting Perusahaan

Satu lagi acara tahunan yang diselenggarakan sebuah perusahaan dan sering menggunakan jasa event organizer adalah Employee Gathering. Employee Gathering yang secara harafiah artinya Pertemuan para karyawan perusahaan bisa di eksekusi dengan berbagai bentuk acara, ada yang berbentuk outing perusahaan, bisa berupa meeting tahunan, bisa juga berbentuk national conference atau bisa juga regional apabila sudah melibatkan kantor cabang di negara lain di Asia atau Asia Tenggara.

Employee Gathering di artikel sebelumnya yaitu outing perusahaan pernah kita bahas. Nah kali ini kita coba bahas eksekusi employee gathering berupa national conference atau meeting perusahaan di tingkat nasional. Pada sebuah acara employee gathering yang berupa meeting national yang menjadi peserta belum tentu semua karyawan perusahaan, acara meeting biasanya dibatasi misalnya untuk level manager ke atas yang menempati posisi-posisi strategis, misalnya di divisi marketing, divisi sales, bahkan kadang bisa sampai ke HRD dsb.

Service yang diberikan sebuah event organizer tergantung requirement yang diminta dari panitia internal perusahaan, namun yang biasanya sering terjadi adalah antara lain : arrangement penjemputan dari bandara, hospitality di hotel termasuk diantaranya registrasi, pemberian joining instruction dan penjelasan mengenai acara kepada peserta. Setelah itu diselenggarakan welcoming dinner, keesokan harinya event organizer akan kembali me-registrasi peserta pada saat meeting akan dibuka, namun sebelumnya event organizer akan menyiapkan seluruh kebutuhan meeting misalnya : gimmick / meeting kit, stage backdrop, visual multimedia, sound system yang mendukung atau bahkan bisa membuat materi-materi yang akan disampaikan dalam meeting.

Coffee break dan menu lunch kadang juga merupakan tanggung jawab event organizer untuk mengatur semuanya supaya berjalan “smooth”. Misalnya penempatan lunch bisa dilakukan di restaurant atau bila terlalu jauh ya cukup di ballroom sebelah atau di foyer. Area beribadah pun di berikan petunjuk-petunjuk yang jelas. Terutama apabila meeting dilakukan di hari jumat.

Biasanya seluruh rangkaian National Conference atau meeting nasional ditutup dengan acara gala dinner sebagai puncak acaranya, di dalam gala dinner ini berisi rangkuman dan simpulan dari seluruh acara yang disampaikan oleh direktur utama atau pejabat tertinggi, sekaligus memberikan arahan-arahan terakhir. Penghargaan untuk karyawan berprestasipun kadang terjadi di sini. Sedangkan inti utama acara gala dinner adalah memberikan hiburan kepada seluruh partisipan untuk sekedar menghilangkan rasa jenuh setelah meeting dengan materi-materi cukup berat di siang sebelumnya.

Sedangkan tugas event organizer dalam employee gathering ini ditutup dengan arrangement dari hotel ke bandara atau bisa juga kadang melakukan city tour dulu hingga waktunya diantar ke bandara tiba.

Secara lebih detail dengan contoh acara employee gathering yang pernah di jalani akan dibahas di artikel lain, sedangkan foto-foto yang kita sajikan di sini adalah salah satu acara national conference yang dilakukan event organizer jakarta Bumbu Berkomunikasi.

Salam

<D>

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *